Neteisingas algų skaičiavimas gali kainuoti dešimtis tūkstančių eurų – kaip to išvengti?
Įsivaizduokite, kad vieną dieną gaunate žinutę iš Mokesčių inspekcijos – jūsų įmonėje pradedamas patikrinimas dėl netikslaus atlyginimų mokėjimo. Toks scenarijus kasmet tampa realybe šimtams Lietuvos įmonių.
Dauguma šių problemų kyla dėl vienos priežasties – netinkamų įrankių naudojimo darbo užmokesčiui skaičiuoti. Pavyzdžiui, Excel lentelės, nors ir patogios, negali automatiškai sekti besikeičiančių mokesčių įstatymų ar apskaičiuoti sudėtingų atvejų.
„Nustebau sužinojęs, kad net ir vieno darbuotojo atlyginimo apskaičiavime galima padaryti iki 8 skirtingų klaidų,” – sako Jonas Petrauskas, Lietuvos buhalterių asociacijos vadovas.
Kokios dažniausios algų skaičiavimo klaidos ir jų pasekmės?
Dažniausiai įmonės suklysta skaičiuodamos:
- Viršvalandžius ir darbą švenčių dienomis
- Neapmokestinamąjį pajamų dydį (NPD)
- Ligos ir atostogų išmokas
- Mokesčius nuo premijų ir priedų
Šios klaidos gali brangiai kainuoti. Pavyzdžiui, vidutinio dydžio įmonė su 120 darbuotojų dėl neteisingai skaičiuotų viršvalandžių buvo priversta papildomai išmokėti darbuotojams beveik 43 tūkst. eurų. Papildomai prisidėjo 15 tūkst. eurų baudų.
„Tai buvo skaudi pamoka. Dabar suprantame, kad teisingas algų skaičiavimas nėra vieta, kur galima taupyti,” – dalijasi patirtimi įmonės finansų vadovė Greta Kazlauskienė.
Kaip išspręsti šią problemą?
Daugelis įmonių šią problemą sprendžia naudodamos specialią darbo užmokesčio programa, kuri automatiškai atnaujinama pagal naujausius teisės aktus.
Pasak ekspertų, gera atlyginimų skaičiavimo programa turėtų:
- Automatiškai skaičiuoti visus mokesčius
- Sekti įstatymų pakeitimus
- Leisti lengvai valdyti skirtingus darbo grafikus
- Generuoti ataskaitas mokesčių institucioms
- Integruotis su kitomis verslo sistemomis
„Įdiegus tinkamą sistemą, vidutinė įmonė sutaupo apie 40 valandų per mėnesį, kurias anksčiau skyrė rankiniam atlyginimų skaičiavimui,” – aiškina IT specialistas Tomas Balčiūnas.
Ką rodo praktika?
Logistikos įmonė su 75 darbuotojais anksčiau naudojo Excel skaičiuokles atlyginimams skaičiuoti. Dėl formulių klaidų 23 darbuotojams buvo neteisingai pritaikytas NPD. Pasekmė – beveik 30 tūkst. eurų permokėtų mokesčių ir VMI patikrinimas.
„Patikrinimas buvo paskutinis lašas. Supratome, kad atėjo laikas investuoti į profesionalią programą,” – prisimena įmonės direktorius.
Kiek kainuoja tokia investicija?
Darbo užmokesčio programų kainos priklauso nuo įmonės dydžio ir reikalingų funkcijų. Mažoms įmonėms jos gali kainuoti nuo 20 iki 50 eurų per mėnesį, vidutinėms – nuo 50 iki 200 eurų.
Tyrimai rodo, kad tokia investicija paprastai atsiperka per 3-6 mėnesius vien dėl sutaupyto darbo laiko ir išvengtų klaidų.
Ką daryti, jei nusprendėte įdiegti naują sistemą?
Ekspertai rekomenduoja:
- Įvertinti, kokių funkcijų jūsų įmonei reikia
- Išbandyti kelias programas prieš priimant sprendimą
- Užtikrinti, kad programa atitinka Lietuvos įstatymus
- Investuoti į darbuotojų mokymus dirbti su nauja sistema
- Pradėti nuo bandomojo laikotarpio, kai veikia ir senoji, ir naujoji sistema
„Svarbiausia nepamiršti, kad geriausias laikas keisti sistemą yra metų pradžia arba naujo ketvirčio pradžia,” – pataria Lietuvos buhalterių asociacijos atstovas.
Teisingas algų skaičiavimas yra ne tik teisinė prievolė, bet ir būdas išvengti nereikalingų išlaidų bei problemų su darbuotojais. Technologijos gali žymiai palengvinti šį procesą, leisdamos buhalteriams susikoncentruoti į strateginius finansų valdymo klausimus, užuot gaišus laiką rutininiams skaičiavimams.